Como gerenciar os casos do escritório?

1. O que são “Casos” e quando usá-los

Casos são uma forma de organizar e acompanhar demandas que ainda não se tornaram processos judiciais, ou que nunca chegarão a esse estágio.

Use Casos para gerenciar:

Tratativas pré-judiciais

Consultorias e pareceres jurídicos

Processos administrativos

Mediações e arbitragens em andamento

Qualquer demanda que exija acompanhamento estruturado, mas não tramita em âmbito judicial

No Legis, a gestão de Casos funciona de forma integrada ao módulo de Processos, compartilhando a mesma estrutura de permissões, clientes, envolvidos, anexos e vínculos.

2. Como adicionar um novo Caso

Permissão necessária: Adicionar Processos e Casos

Passo a passo

1. No menu lateral, acesse Processos e Casos

2. Clique no botão Novo e selecione Novo caso

3. Preencha as informações do formulário seguindo as orientações abaixo:

a) Identificação do Caso

1. Título do caso (obrigatório)

Você pode informar o título manualmente ou deixar o sistema gerar automaticamente com base nos envolvidos (Polo Ativo x Polo Passivo).

• Para gerar automaticamente: preencha primeiro os envolvidos e clique em Gerar ao lado do campo de título

• O sistema criará um título no formato padrão baseado nas partes do caso

2. Etiquetas do caso

3. Status do caso (obrigatório)

Escolha o status atual:

• Ativo (padrão): caso em andamento

• Encerrado: caso finalizado

• Arquivado: caso encerrado e arquivado

3. Descrição e Observações (opcional)

Use esses campos para contextualizar o caso com informações relevantes para sua equipe.

b) Responsável

Usuário responsável (obrigatório)

Por padrão, você será definido como responsável. Você pode alterar para qualquer outro usuário ativo da organização.

c) Clientes

Clientes do caso (obrigatório ao menos 1)

Selecione o(s) cliente(s) relacionado(s) ao caso. Apenas pessoas cadastradas com papel "Cliente" e status ativo aparecem na lista.

Criando um cliente rapidamente

Se o cliente ainda não estiver cadastrado:

1. Digite o nome desejado no campo

2. Clique em Adicionar [nome] como novo cliente

3. Preencha os dados básicos no formulário que se abre

4. Clique em Salvar

O novo cliente será criado e automaticamente vinculado ao caso.

d) Envolvidos no Caso

Adicione as pessoas ou empresas relacionadas ao caso (autores, réus, testemunhas, etc.).

Para adicionar envolvidos:

1. Clique em Novo envolvido

2. Selecione as Pessoas (obrigatório)

3. Defina a Função (opcional): Requerente, Requerido, Autor, Réu, Apelante, Apelado, Recorrente, Recorrido, Exequente, Executado, Terceiro interessado, Assistente, Testemunha, Perito, Curador, Tutor ou Representante legal

4. Escolha o Polo (opcional): Ativo ou Passivo

5. Vincule Advogados (opcional): você pode selecionar advogados já cadastrados ou criar novos rapidamente

Criando um advogado rapidamente

Funciona da mesma forma que a criação rápida de clientes: Digite o nome no campo de advogados, clique em Adicionar [nome] como novo advogado, preencha os dados, salve e advogado será criado e vinculado automaticamente

Dica: A função é herdada automaticamente por todos os envolvidos do mesmo polo. Se você definir que o Polo Ativo tem função "Autor", todas as pessoas adicionadas depois ao Polo Ativo serão automaticamente marcadas como "Autor".

e) Vínculos

Conecte o caso a processos ou outros casos relacionados.

Tipos de vínculo disponíveis:

• Desdobramentos

• Apensos

• Recursos

Para criar um vínculo:

1. Clique em Novo vínculo

2. Selecione o Tipo de vínculo

3. Escolha o Processo ou Caso que deseja vincular

4. Adicione uma Descrição (opcional) para contextualizar a relação

5. Clique em Salvar

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3. Importando Casos via planilha

Permissão necessária: Adicionar Processos e Casos

Se você precisa adicionar múltiplos casos de uma vez:

1. Acesse Processos e Casos

2. Clique em Importar

3. Escolha Casos

4. Baixe o modelo de planilha

5. Preencha os dados seguindo as orientações do modelo

6. Faça o upload da planilha preenchida

Os casos importados ficarão disponíveis para gerenciamento da organização.

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4. Visualizando um Caso

Permissão necessária: Acessar Processos e Casos

Você pode abrir um caso de duas formas:

1. Na listagem de Processos e Casos: clique no card do caso desejado

2. Em qualquer lugar do sistema: clique no link ou card do caso quando ele aparecer vinculado a tarefas, movimentações ou em outras áreas do sistema

Além das informações definidas no cadastro do caso, na visualização é possível acessar:

• Horas trabalhadas

  • Veja como registrar as horas trabalhadas pela equipe do escritório nos Processos e Casos a partir das tarefas vinculadas

• Atalho para Editar o caso ( Permissão necessária: Editar Processos e Casos)

• Anexos: Armazene todos os arquivos e links relacionados ao caso.

• Tarefas: Visualize e gerencie todas as tarefas vinculadas ao caso.

• Movimentações:

  • Apenas andamentos cadastrados manualmente podem ser vinculados a casos

  • Movimentações automáticas de tribunais só existem para processos judiciais

  • Para registrar um novo andamento:

    1. Acesse a aba Movimentações na visualização do caso

    2. Clique em Nova

    3. Preencha as informações do andamento

    4. Clique em Salvar

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5. Casos em outros módulos

Os casos funcionam de forma integrada em todo o sistema:

6. Perguntas frequentes

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