O fluxo de aprovação é controlado por permissões. Antes de qualquer coisa, certifique-se de que:
Cada usuário que vai criar solicitações possui ao menos uma das permissões de solicitação.
O usuário responsável por aprovar possui a permissão de aprovação.
As permissões são configuradas em Perfis e Permissões, dentro das configurações do escritório.
Somente usuários com a permissão de acesso aos perfis e permissões possuem este módulo disponível no sistema. Se você não encontrar essa área, consulte o responsável pela administração do sistema no escritório.
Existem três permissões que controlam a lógica de aprovação dentro desse fluxo. Entender cada uma é o passo mais importante para configurar corretamente.
Essa permissão dá ao usuário autonomia total: ao criar uma solicitação, ela vai diretamente para a fila de execução dos robôs, sem passar por nenhuma etapa de validação.
Quando usar: para usuários de confiança que já conhecem bem o processo e não precisam de revisão como advogados sêniores, paralegais experientes ou o próprio gestor.
Com essa permissão, o usuário consegue criar solicitações, mas elas ficam aguardando aprovação antes de serem executadas. Nada é processado até que um responsável autorize.
Quando usar: para usuários que precisam de uma camada de validação antes da execução como estagiários, usuários em período de adaptação ou situações em que o escritório prefere um segundo olhar antes de protocolar.
Essa permissão habilita o usuário a revisar, editar e aprovar solicitações que estão aguardando validação. Ao aprovar, a solicitação entra automaticamente na fila de execução.
Quando usar: para gestores, sócios ou advogados responsáveis pela supervisão operacional do escritório.
Atenção: A permissão de aprovação não permite criar solicitações ela serve exclusivamente para validar solicitações de outros usuários. Se o aprovador também precisar criar solicitações, atribua a ele uma das permissões de solicitação também.
Quando o usuário possui somente a permissão de solicitar sem aprovação, o caminho é direto:
Criou → Enviado para execução
Não há etapa intermediária. A solicitação entra na fila assim que é confirmada.
Quando o usuário possui somente a permissão de solicitar com aprovação, toda solicitação criada por ele passa pela etapa de validação:
Criou → Aguardando aprovação → Aprovada → Execução
A solicitação fica pausada até que um usuário com permissão de aprovar a valide. Enquanto isso, ela não é processada.
Quando um usuário possui as duas permissões de solicitação: com E sem aprovação, ele pode escolher o caminho no momento em que cria a solicitação.
A solicitação segue diretamente para execução, sem etapa de aprovação.
A solicitação fica aguardando validação de outro usuário autorizado antes de ser executada.
Quando isso é útil: para usuários que normalmente operam com autonomia, mas que em determinadas situações preferem submeter a solicitação para revisão, seja pela complexidade do caso, pela sensibilidade do protocolo ou por uma política interna do escritório.
Se você possui a permissão de aprovação, siga o passo a passo:
Acesse a lista de solicitações de protocolos automatizados.
Identifique as solicitações com status "Aguardando aprovação".
Abra a solicitação e revise as informações.
Clique em "Aprovar".
Após a aprovação, a solicitação entra automaticamente na fila de execução. Nenhuma ação adicional é necessária.
Assim que a solicitação é aprovada:
Ela deixa o status de "Aguardando aprovação".
Entra automaticamente no fluxo de execução dos robôs.
O solicitante pode acompanhar o andamento normalmente pela lista de solicitações.
Atenção: A aprovação não pode ser desfeita. Caso identifique algum problema após aprovar, entre em contato com o suporte do Legis.
Porque ela foi criada utilizando o fluxo com aprovação, seja porque sua permissão exige essa etapa, seja porque você escolheu a opção "Enviar para aprovação" ao criar. Aguarde a validação de um responsável com a permissão de aprovar.
Depende do nível de autonomia desejado. Se o usuário pode criar e executar sem revisão, use solicitar sem aprovação. Se as solicitações dele precisam passar por validação, use solicitar com aprovação.
Atribua a ele a permissão de aprovar protocolo automatizado. Se ele também precisar criar solicitações, adicione uma das permissões de solicitação conforme o perfil de atuação dele.
Sim. Um gestor pode ter as duas permissões de solicitação e a de aprovação, o que lhe dá autonomia total para criar com ou sem aprovação, e também para validar solicitações de outros.
As permissões definem, na prática, quem faz o quê dentro do fluxo de protocolos automatizados. Configurá-las corretamente é o que garante controle sem burocracia desnecessária.
Revise os perfis considerando a responsabilidade de cada pessoa no escritório: quem tem autonomia para executar diretamente, quem precisa de supervisão e quem é responsável por validar. Essa configuração pode, e deve, evoluir conforme a equipe cresce e os processos amadurecem.
