--- title: "Como separar os grupos de trabalho do escritório?" description: "Aprenda a segmentar o acesso a processos e casos por equipe, garantindo que cada colaborador visualize apenas o que é relevante para o seu trabalho" url: https://ajuda.legishub.com.br/pt-br/articles/16-como-separar-os-grupos-de-trabalho-do-escritorio collection: "Usuários" updated: 2026-07-30 language: pt-br --- # Como separar os grupos de trabalho do escritório? Aprenda a segmentar o acesso a processos e casos por equipe, garantindo que cada colaborador visualize apenas o que é relevante para o seu trabalho Grupos de trabalho permitem **segmentar o acesso a processos e casos dentro do Legis**, garantindo que cada equipe visualize apenas o que é relevante para ela. Esta funcionalidade é especialmente útil para escritórios que operam com núcleos distintos, áreas especializadas ou que precisam preservar o sigilo entre times. * * * ## 1\. Quando vale a pena usar grupos de trabalho Nem todo escritório precisa de grupos. Considere ativá-los somente se o seu escritório: - possui equipes que não devem enxergar os processos umas das outras; - atua em áreas distintas (ex.: trabalhista, cível, tributário) com carteiras separadas; - tem sócios ou advogados com carteiras exclusivas de clientes; - precisa restringir acesso a casos sensíveis ou estratégicos. **Se todos os colaboradores podem visualizar todos os processos sem problema, os grupos podem não ser necessários por agora.** > > **Success:** **Dica**: Comece pelos grupos com maior necessidade de separação. Você pode criar novos grupos gradualmente à medida que o escritório cresce. * * * ## 2\. Como os grupos afetam a visibilidade no escritório Esta é a regra central da funcionalidade e entendê-la evita a maioria dos problemas de configuração: - **Usuário sem grupo:** acesso global. Visualiza todos os processos e casos da organização, independentemente de qualquer grupo criado. - **Usuário em pelo menos um grupo:** perde o acesso global e passa a visualizar apenas processos e casos vinculados aos grupos dos quais faz parte. > > **Warning:** **Atenção**: Ao adicionar um usuário a qualquer grupo, ele perde imediatamente o acesso global. Se esse usuário tinha acesso a processos que não estão vinculados a nenhum grupo, ele deixará de vê-los. ![](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/WPOuXlCAP25PPFrbbcjJdQkSqAID8nDIMA8l8DXHMtWbkahAxnaeO2hzCnsCJH5tvrw7xlltwTb.png) * * * ## 3\. Como planejar a estrutura antes de configurar Antes de criar os grupos no sistema, mapeie no papel: 1. **Quais equipes ou áreas precisam de acesso separado?** Ex.: Equipe Trabalhista, Equipe Cível, Diretoria. 2. **Quais processos pertencem a cada equipe?** Cada processo pode ser vinculado a apenas um grupo. 3. **Quem precisa de acesso a mais de uma equipe?** Um mesmo usuário pode participar de múltiplos grupos. 4. **Quem deve continuar com acesso global?** Sócios gestores ou administradores que precisam enxergar tudo devem ficar fora de todos os grupos. > **Info:** **Nota**: Processos e casos **não** vinculados a nenhum grupo ficam visíveis para **todos os usuários sem grupo**, mas ficam invisíveis para quem está em qualquer grupo. Planeje quais processos precisam ficar em grupos antes de começar a configurar. * * * ## 4\. Como criar um grupo de trabalho Para criar um grupo, você precisa da permissão **Adicionar usuários**. 1. Acesse **Configurações > Usuários > Grupos de Trabalho**. 2. Clique em **Novo grupo**. 3. Defina o nome do grupo (use nomes claros, como "Equipe Trabalhista" ou "Núcleo Cível"). 4. Salve o grupo. ![](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/NXDLmJq1uI4XtO9NQ1dvC6PnaAAwtWCHctRf8nOsVOC3ejWI6I4PN1cD1RoqJCmiqP7Lk3fnmMj.png) * * * ## 5\. Como definir membros corretamente Após criar o grupo, adicione os membros que devem ter acesso aos processos vinculados a ele. - Acesse o grupo e clique em **Adicionar membro**. - Selecione os usuários que devem compor a equipe. - Um mesmo usuário pode ser adicionado a mais de um grupo — ele verá os processos de todos os grupos dos quais participa. > > > **Warning:** **Atenção:** Ao adicionar um usuário que hoje não pertence a nenhum grupo, ele perderá o acesso global imediatamente. Certifique-se de que todos os processos que ele precisa acessar já estejam vinculados ao grupo. ![](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/uGgSOR3DBVgnep9Vr61rUyfKsdAHHJ4RRDFgBUxVykeIn2YUciuH3wRcThkoRZ5I78Z3EerEVro.png) > > > **Success:** **Dica**: Se um sócio ou gestor precisa supervisionar todos os grupos, não o adicione a nenhum grupo. Dessa forma, ele mantém acesso global a toda a carteira do escritório. * * * ## 6\. Como vincular processos e casos ao grupo Para vincular processos e casos, você precisa da permissão **Editar processos e casos**. A vinculação pode ser feita de duas formas: - **Pelo grupo:** acesse o grupo e adicione os processos diretamente. - **Pelo processo ou caso:** edite o cadastro do processo e defina o grupo ao qual ele pertence. Cada processo ou caso pode ser vinculado a apenas um grupo. Se precisar mover um processo para outro grupo, desvincule primeiro do grupo atual. * * * ## 7\. O que muda para quem participa de grupos Depois que um usuário é adicionado a um grupo, o comportamento muda assim: - Ele visualiza apenas os processos e casos dos grupos dos quais participa. - Processos sem vínculo com grupo desaparecem da sua visão. - Se participar de dois grupos, ele vê os processos de ambos. > **Success:** **Dica:** Se um colaborador relata que "sumiu" um processo da lista dele, verifique se: (1) ele foi adicionado a algum grupo recentemente, e (2) o processo em questão está vinculado a um grupo do qual ele participa. * * * ## 8\. Como funcionam tarefas, movimentações e documentos A visibilidade de tarefas, movimentações e documentos segue a lógica do processo ao qual estão vinculados: - Se o processo está em um grupo, os itens vinculados a ele ficam visíveis apenas para os membros daquele grupo. - Tarefas, movimentações e documentos **sem vínculo com processo ou caso** ficam visíveis para todos os usuários da organização. - Usuários sem grupo continuam visualizando todos os itens, inclusive os vinculados a grupos. **Itens desvinculados de processos ficam expostos para toda a organização.** Se um documento ou tarefa contém informação sensível, vincule-o ao processo correspondente antes de ativar os grupos. * * * ## 9\. Como editar grupos com segurança Para editar um grupo (nome, membros ou processos vinculados), você precisa da permissão **Editar usuários**. Ao editar membros, atente-se aos impactos: - **Remover um membro do grupo:** ele perde acesso imediato aos processos vinculados àquele grupo. Se ele não pertencer a nenhum outro grupo, volta a ter acesso global. - **Adicionar um membro novo:** se ele não estava em nenhum grupo antes, perde o acesso global. Antes de remover alguém de um grupo, verifique se ele precisa ser adicionado a outro grupo ou se deve retornar ao acesso global (sem grupo). * * * ## 10\. O que acontece ao excluir um grupo Para excluir um grupo, você precisa da permissão **Acessar usuários**. Ao excluir: - os **vínculos** entre o grupo, os processos e os membros são removidos; - os **usuários** não são excluídos do sistema; - os **processos e casos** não são excluídos, apenas ficam sem grupo; - processos sem grupo passam a ser visíveis apenas para usuários sem grupo (acesso global). Se o seu escritório tem usuários que estavam no grupo excluído e não participam de nenhum outro grupo, eles retornam ao acesso global automaticamente, podendo visualizar processos que antes não viam. * * * ## 11\. Boas práticas para evitar problemas de acesso ✅ Mapeie a estrutura de grupos antes de configurar no sistema. ✅ Verifique os processos sem grupo, eles ficam expostos para todos com acesso global. ✅ Mantenha pelo menos um usuário sem grupo para supervisão geral (sócio, gestor ou administrador). ✅ Documente quais grupos foram criados e quais processos estão vinculados a cada um. ✅ Ao integrar um novo colaborador, defina o grupo antes de liberar o acesso ao sistema. * * * ## 12\. Erros mais comuns na configuração

Erro

O que acontece

Como evitar

Adicionar usuário ao grupo sem vincular processos

Usuário perde o acesso global e não vê nenhum processo

Vincule os processos ao grupo antes de adicionar membros

Deixar processos sem grupo

Ficam visíveis para todos com acesso global

Revise processos soltos após criar os grupos

Colocar o gestor em um grupo

Ele perde a visão geral do escritório

Mantenha gestores fora dos grupos

Vincular processo a grupo errado

Equipe perde acesso; outra equipe ganha acesso indevido

Confira o grupo antes de salvar o vínculo

Excluir grupo sem realocar processos

Processos ficam sem grupo e expostos

Mova os processos para outro grupo antes de excluir

* * * > **🔑** As permissões necessárias para administrar grupos são as mesmas de **Usuários**. Certifique-se de que o responsável pela configuração dos grupos tenha as permissões **Adicionar usuários, Editar usuários, Acessar usuários e Editar processos e casos.**